مهارات إعداد وكتابة تقرير

مهارات إعداد وكتابة تقرير ، ماذا إذا طُلب منك كتابة تقريرٍ في عملك؟ سوف يتطلب الأمر منك مهارةً ودقةً واحترافية، وفهم التفاصيل والمراحل المتعلقة بإعداد تقريرٍ احترافي، ولكن لا بأس فالسطور القادمة تلقى الضوء على ماهية التقارير ومهارات إعداد وكتابة تقرير بصفة عامة.

نرشح لك: كيفية كتابة تقرير بشكل دقيق وصحيح

نرسح لك ايضًا: كيفية كتابة التقرير

إن إعداد وكتابة التقارير هي مهارةٌ ضمن مهارات الاتصال الإداري ويتمثل التقرير في أنه عرضٌ لموقفٍ أو لقضيةٍ ما من خلال مجموعة من المعلومات والبيانات بصورةٍ مختصرةٍ ورسمية توضح الإيجابيات والسلبيات والمقترحات والتوصيات الخاصة بالقضية، ويهدف التقرير إلى:

• إعلام الآخرين بصورةٍ كتابية بأمر من الأمور.

• إقناع الغير بوجهة نظرٍ معينة.

• عرضُ النتائج التي تم التوصل إليها بعد دراسةٍ لموضوع ما.

• مراقبة الأعمال وتقييم أدائها.

• التوثيق.

• تبادل المعلومات ووجهات النظر.

أما من حيث الأنواع، فينقسم التقرير إلى تقارير علمية وهندسية وإدارية وبحثية وإخبارية وتحليلية ومالية وغير ذلك مما يتعلق بموضوع التقرير كما أن هناك تقارير يتم تقسيمها بناءً على:

• شكل التقرير.

• الفترة الزمنية التي يُصدر فيها.

• المحتوى الخاص به.

• الهدف منه.

وكتابة التقرير ينبغي أن تكون ذات سماتٍ وخصائص معينة نوجزها فيما يلي:

• الوضوح.

• الإيجاز.

• تغطية كافة جوانب الموضوع.

• الدقة في نقل المعلومات.

مهارات إعداد وكتابة تقرير

يتطلب إعداد وكتابة تقرير بعضًا من المهارات التي ينبغي مراعاتها ليكون التقرير خاليًا من الأخطاء، ويحقق الهدف المرجو منه وتتمثل تلك المهارات فيما يلي:

• مهارة الاختيار المناسب للعنوان:

من المهم أن يكون اختيار العنوان واضحًا يدلُّ على الفكرة الرئيسية للموضوع.

• مهارة اختيار الألفاظ والتعبيرات المناسبة:

حيث يتميز الأسلوب التقريري بأنه أسلوبٌ مباشرٌ خالي من التشبيه والاستعارة وما شابه.

• مهارة الإيجاز:

فالتقرير لا يتحمل الكثير من السرد بل يتطلب الأمر إدراج المعلومات الضرورية التي تخص موضوع التقرير.

• مهارة التقسيم:

بحيث يقسم التقرير إلى فقراتٍ متسلسلة منطقيًّا وترقيمها.

• مهارة التحقق من صحة المعلومات:

لابد أن تكون جميع المعلومات المدرجة صحيحة ودقيقة، ومراجعتها وحذف المعلومات الخاطئة أوالتي ليس للتقرير حاجة إليها.

• مهارة كتابة خلاصة التقرير:

لابد أن تتضمن الخلاصة المقترحات والتوصيات التي يقدمها كاتب التقرير على أن تكون موجزةً وواضحة.

• مهارة التوثيق:

حيث ينبغي أن تكون معلومات التقرير موثقة، غير متحيزة، وخالية من تدخل الأغراض الشخصية.

محتوى التقرير

إن كتابة التقارير قد تختلف من شخص إلى آخر، ولكن هناك أساسيات لابد أن يشملها محتوى التقرير وتتمثل في:

• المقدمة وهي مدخلٌ إلى موضوع التقرير والهدف من كتابته ومن هي الجهة الموجهة إليه.

• صُلب التقرير، وفيه يتم عرض المعلومات الدقيقة وكافة ما يرغب الكاتب في إيصاله إلى الجهة المعنيَّة.

• الخاتمة وتتضمن ملخصًا موجزًا للتقرير، وأهم المقترحات والنتائج والتوصيات من وجهة نظر كاتب التقرير.

• الملحقات وهي ما يُرفق بالتقرير من صورٍ أو رسومٍ أو نماذج وغير ذلك.

وعند كتابة تقرير فإن الأمر يتطلب مراعاة عدَّة مراحل هي :

• فهم الهدف من كتابة التقرير.

• جمع المعلومات الدقيقة.

• تنظيم وترتيب المعلومات التي تم جمعها بصورةٍ منطقية، وفي شكل نقاط متسلسلة.

• تحليل الأفكار والمعلومات.

• كتابة التقرير.

وفي شركة بيكسلز سيو فريقُ عملٍ مدرَّب على إعداد وكتابة تقارير بمهارةٍ واحترافية ووفقًا للأسس العلمية المتبعة مع مراعاة الدِّقة في كل مرحلةٍ من مراحل إعدادها وهو بذلك يهدفُ إلى إخراج التقرير على أكمل وجه.

نرشح لك: طريقة كتابة تقرير باحترافية

نرسح لك ايضًا: كيف تكتب مقال علمي؟