كيفية كتابة تقرير بشكل دقيق وصحيح

تُعَدُّ كتابة تقرير في بعض الأحيان للأفراد مهمةً شاقةً ومُحيِّرةً في الوقت نفسه، لأن الاعتقاد السائد هو أن هذه التقارير خاصة فقط للمتخصصين الذين قد حصلوا على شهادات أكاديمية عالية، لكن هذا غير صحيح، خاصةً مع وجود مواقع تقدم خدمات للمستخدمين بطريقة سهلة ومُبسَّطة.

وهذا ما تعوَّدتم عليه من موقع "شركة بيكسلز سيو"، والذي يقدم لكم كل الطرق المُمكنة لإنتاج مُحتوى عالي الجودة تستطيعون به دخول عالم المنافسة على الشبكة العنكبوتية، بل وسوف تتفوقون فيه على كل المنافسين.

أو إذا أردتم تعلُّمه لعملكم أو لأي غرض، كل هذا من خلال تتبع خطوات بسيطة وسهلة، وبعدها ستكون كتابة التقرير من أسهل المهام التي من الممكن عملها على الإطلاق، سواء كانت طريقة كتابة التقرير باللغة العربية أو كتابة تقرير علمي، كل هذا وأكثر نقدمه لكم في هذا المقال المتميز، فتابعوا معنا.

أولًا: مفهوم كتابة تقرير :-

يُعد التقرير أحد أنواع الكتابة التي تتم بهدف توظيفها لغرض ما، وتخص أحد المواضيع المحددة، وهذا التقرير قد يتضمن:

• حقائق.
• معلومات.
• توصيفًا دقيقًا لطريقة عمل معين.
• خطة تهدف لتطوير مشروع.

وتتم كتابة التقريـر لتسجيل كل شيء مهم بالنسبة لمن يقرؤه، سواء كان في المجال العلمي أو الأكاديمي، ولا بد أن يضيف التقرير شيئًا جديدًا بالنسبة للموضوع الذي يدور حوله التقرير، فقد يكون تحليلًا لمشكلة ما وتقديم حل لها. 

وبصفةٍ عامةٍ؛ التقرير هو الدليل الوحيد على أن ما تم التخطيط له يتم بالفعل، وإن لم يثبت ذلك فعلى من يهمه الأمر القيام بتغيير الإستراتيجية لواحدة أخرى أكثر فاعلية.

ثانيًا: الأهمية من كتابة تقرير :-

لكتابة التقارير عديد من المميزات التي تلعب دورًا مهمًّا في سير أي عمل وظيفي، ومن أهم هذه المميزات ما يلي:

• من أهم الوسائل التي تتم في أي منشأة عامة، حتى يتصل العاملون ببعضهم البعض.

• كتابة التقارير هي المصدر الأول للمعلومات المهمة لأي موضوع في أي مجال.

• من أهم أدوات المراقبة والتقييم لأي عمل أو نشاط، وغالبًا يتم وضع كتابة التقارير باستمرار من ضمن خطة نجاح أي عمل.

• من خلال كتابة التقارير يتبين ما يحدث من أحداث جديدة تخص موضوع التقرير.

• تستطيع الإدارة وبمنتهى الشفافية من خلال التقارير أن تتعرف على وجهات نظر العاملين في المؤسسة أو الشركة.

• كتابة التقرير هي السبيل الأمثل للتنسيق والترابط والتعاون بين مجموعة وحدات عاملة، حيث يسهل من عملية نقل المعلومات بإيجاز ودقة.

• عندما تتم متابعة موضوع ما من خلال التقارير المكتوبة، فإن هذا يجعل هناك إمكانية عالية لعمل تعديلات مناسبة في وقتًا مناسبًا، والتي من شأنها دفع عجلة العمل للأمام.

• تقدم التقارير المكتوبة بمنتهى الأريحية، الإجابات المنطقية لأسباب تعثُّر العمل، ومدى ملاءمة خططه الموضوعة من أجل تقدمه، كما تفسر النجاح المفاجئ الذي قد يطرأ أحيانًا دون سبب غير متوقع.

• كتابة تقرير لإدارة شركة، تجعل للإدارة كامل القدرة على أن تتنبأ بما تحتاج له الشركة في المستقبل لكي تزدهر وتتقدم، وما الاحتياجات اللازمة لحدوث ذلك.

• يُعد التقرير من الوسائل المهمة لصانعي القرار، حيث يتمكنون من خلاله من صنع قرار سليم من ما يمتلكون من معطيات جاءت في التقرير.

• تساعد كتابة التقرير في وضع الاستراتيجية الفعالة للتخطيط السليم لأي موضوع أو مشروع.

• تستطيع التقارير وبكل سهولة أن تقدم لأي مسؤول معلومات دقيقة عن سير العمل وكيفية أداء العاملين.

〉〉 اطلّع أيضًا على: أهم المبادئ والأسس في كتابة مقال أدبي

ثالثًا: خطوات كتابة التقرير الصحيحة :-

إن طريقة كتابة التقرير الناجح لها طريقة وخطوات لا بد من اتباعها بدقة حتى يظهر التقرير بشكل محترف، ويحقق الهدف من كتابته، وسوف نستعرض معًا الخطوات الأساسية لكتابة تقرير بشكل مثالي، وهي كالتالي:

1 – تحديد الهدف من كتابة التقرير

إن تحديد الهدف من كتابة التقرير وما المراد منه، يعد هو أول خطوة من كتابة أي تقرير، وهذه الخطوة هي التي سوف تجعل من باقي الخطوات التي سوف تجعل من التقرير تقريرًا مثاليًا.

2 – العثور على مصادر دقيقة للتقرير

بعد تحديد موضوع التقرير، لا بد من البحث عن المصادر اللازمة التي سوف يتم جمع المعلومات منها، والتي تكون مجموعة المراجع والمعلومات التي قد تكون من أفراد أو من أماكن معينة.

3 – دقة تنسيق التقرير

من المعروف أن أي تقرير لا بد أن يحتوي على المقدمة والموضوع، والخاتمة، لذا كل هذه العناصر لا بد أن تتم كتابتها بدقة، ولا بد من كتابة فكرة التقرير باختصار في المقدمة.

أما في الموضوع فتتم كتابة فكرة التقرير بالتفصيل، والتي لا بد أن يتم عرضها بفقرات مرتبة ومتسلسلة، أما الخاتمة فيجب أن تكون ملخصة ومختصرة وتختلف عن ملخص المقدمة.

4 – بداية كتابة التقرير

لا بد أن تُراعى قواعد اللغة والإملاء، حتى يكون التقرير خاليًا تمامًا من العيوب اللغوية، ويجب أن تتم كتابته في مسودة حتى الانتهاء منه وتصحيح ما به من أخطاء، سواء في اللغة أو الكتابة، وأيضًا مراجعة ما به من معلومات.

5 – الصورة النهائية للتقرير

هذه هي المرحلة الأخيرة من إعداد تقرير ناجح بشكل مثالي، وفيها تتم المراجعة الدقيقة للمسودة، وتحديد ما بها من أخطاء لغوية أو معلومات ناقصة، وبعد التأكد من كل هذا يتم وضع عنوان مناسب للتقرير وإعداد فهرس وذكر أسماء المراجع.

رابعًا: الأنواع المختلفة للتقارير :-

هناك عدد من أنواع التقارير المتعارف عليها، وهي كالتالي:

أ – كتابة التقارير الزمانية

1 – التقارير الدورية، ومنها: (اليومية – الأسبوعية – الشهرية – ربع السنوية – نصف السنوية – السنوية – تقرير لمرة واحدة).

2 – التقارير غير الدورية تقارير طارئة.

ب – كتابة تقارير متخصصة

1 – التقارير المالية والمحاسبية.

2 – التقارير الإدارية، وتشمل: (التقارير الخاصة باللجان – تقارير خاصة بالعضوية – تقارير الكوادر وظيفية).

3 – التقارير المرتبطة بالأنشطة والزيارات الميدانية.

4 – التقارير المتعلقة بالأعمال التي تم إنجازها.

5 – التقارير الخاصة بالمتابعة اليومية لأي عمل.

6 – التقارير التي تتم كتابتها بهدف التقييم الشامل للعمل.

7 – كتابة التقارير العلمية.

خامسًا: الخصائص العامة لكتابة التقرير الجيد :-

التقرير الذي تمَّت كتابته بطريقة إبداعية وصحيحة هو التقرير الذي إذا قرأه أي فرد يستطيع فهم ما يدور حوله التقرير، بل ويحصل منه على معلومات كافية وافية تجعله مُلمًّا بالموضوع ككل، وكل هذا يتحقق إذا كانت التقارير تتوافر بها عدة خصائص، وهي كالتالي:

1 – أن يتسم التقرير بالوضوح في هدفه، من خلال الطريقة الواضحة لعرض الموضوع وتناوله بطريقة سلسة بسيطة، باستخدام عبارات وتراكيب سهلة الفهم، تراعي مستوى القارئ البسيط.

2 – من أهم الخصائص التي يجب توافرها في التقرير الناجح أن يتضمن معلومات كافية، حتى يتم فهم طبيعة الموضوع الذي يدور حوله.

3 – أن تكون جميع نقاطه الرئيسية والفرعية واضحة جدًّا، حتى يتسنى للقارئ أن يكون متطلعًا إلى النتيجة، بدون أن يستنتج النتيجة.

4 – لا بد أن تتميز كتابة التقرير بالإيجاز المفيد، بحيث لا يكون طويلًا فيُصاب من يقرؤه بالملل والعزوف عن استكمال قراءته، وهذه تُعد معادلة صعبة، حيث لا بد أن لا يخل الإيجاز بمضمون التقرير وتفاصيله الأصلية، وعدم عرض معلومات غير مهمة.

5 – من الخصائص التي لا يمكن إغفالها عند كتابة التقرير المثالي الابتعاد عن التحيز عندما يتم العرض لحقائق الموضوع ونتائجه وكذلك توصياته، كل هذا لا يحدث دون تحري الدقة عند خطوة جمع معلومات التقرير، والتي يتم جمعها من المصادر الموثوق فيها.

6 – إن التقرير المثالي يجب أن يكون متسلسلًا بمنطقية في طريقة عرضه، وأن يتميز بالتقسيم السهل حتى تصل المعلومة بشكل صحيح، وهذا يحدث بالتدرج في عرض المعلومة، بحيث يبدأ من المعلومة المعقدة ليصل إلى المعلومة البسيطة، وأيضًا الحفاظ على ترتيب الزمان والمكان.

〉〉 ننصحك بقراءة هذا الموضوع: الطريقة الصحيحة لكتابة مقالات متوافقة مع قواعد السيو

سادسًا: الشكل المثالي لكتابة تقرير :-

التقرير المثالي له شكل مهما كان نوعه، وهذا الشكل له عدة مقاييس معروفة يجب أن تتوافر فيه، وحرصًا منا على تقديم المعلومة كاملة، سوف نعرض لكم ما يجب أن يكون عليه شكل التقرير، وهو كما يلي:

1 – المقدمة: يتم فيها عرض مبسط لموضوع التقرير، والهدف الأساسي من كتابة التقرير والجهة التي تمت كتابة تقرير لها.

2 – موضوع التقرير: وفي هذا الجزء يتم عرض مفصل لمعلومات وحقائق التقارير، وكذلك نتائج وإنجازات تمت في نفس الموضوع، مع الحرص على ذكر التواريخ والأماكن إن كان مجال التقرير يسمح بذلك.

3 – الخاتمة: في هذا الجزء يأتي ملخصًا لما جاء في الموضوع ولكن بشكل مختلف عن تلخيص المقدمة، حيث يستعرض كاتب التقرير رأيه الشخصي الذي يجب أن يكون أكاديميًّا بحتًا ويستند على حقائق، وليس رأيًا متأثرًا باتجاه شخصي، ويتم بالخاتمة عرض توقعات مستقبلية مبنية على حقائق علمية.

4 – المرفقات الخاصة: لبعض التقارير مرفقات خاصة به، وهي غالبًا تكون رسومات بيانية وجداول وإحصائيات ونماذج وصورًا إن وجدت.

5 – فهرس التقرير: وفيه يتم عرض تقسيم التقرير، سواء كان فصولًا أو أبوابًا وما يتفرع منه من تقسيمات، وهذا يسهل على من يقرأ التقرير الوصول للنقطة التي يريدها.

سابعًا: خطوات كتابة تقرير علمي :-

غرض كتابة تقرير علمي غالبًا ما يكون بهدف عمل دراسات متعمقة ومفصلة لفرض علمي أو مبدأ، لذا تتم كتابة التقرير من مجموعة دراسات سابقة وتجارب واستقراء ما سبق الوصول إليه، ولا بد أن يتميز التقرير العلمي بالوضوح حتى تصل المعلومات المعقدة لأي قارئ بسيط، وأيضًا العلماء المتخصصين في نفس المجال، ومن أهم خطوات كتابة التقرير العلمي، ما يلي:

1 – عنوان التقارير العلمية لا بد أن يكون مناسبًا للموضوع الذي يدور حوله التقرير، ولا بد أن يكون من يقوم بكتابته متمكنًا من البحث في هذه النوعية من الموضوعات، وأن يكون التقرير محددًا ولا يحتوي على تفريعات قد تجعل أي باحث لا يستطيع أن يجعل التقرير محدد الهدف.

2 – اختيار مصادر التقرير بدقة والمراجع التي تناسب موضوعه، ولا بد أن تكون ذات وثائق متعددة المصادر، ولا بد أن تكون هناك تقارير تخص نفس المجال، وكذلك موسوعات وكتب علمية، وأخيرًا أبحاث موثقة، ولا ننسى الوسائل الحديثة في البحث المتمثلة في شبكة الإنترنت.

3 – على كاتب التقرير أن يقوم بتقسيم التقرير لعدد من المسودات، وذلك للآتي:

• المسودة الأولى: فيها يشرح الكاتب لنفسه ما يقوم بكتابته.

• المسودة الثانية: تتم كتابة عدد الاقتباسات الحرفية التي استعان بها كاتب التقرير مع ذكر أسماء الكتب ومؤلفيها وكل ما يخص نشر هذه الكتب والمجلات إن وجدت.

• المسودة الثالثة: وفيها يقوم الكاتب بشرح مختصر لما قام بجمعه من اقتباسات، دون النقل الحرفي لها مع الحرص على ذكر اسم المؤلف فقط.

4 – بعد الانتهاء من كتابة المسودات السابقة، يقوم كاتب التقرير بجمع وترتيب أفكار التقرير، بحيث يكون هناك تسلسل منطقي ومتناسق، ويتم وضعه بتقسيم مناسب لهذه الأفكار.

• الشكل النهائي للتقرير العلمي
  

1 – غلاف خارجي مناسب لموضوع التقرير.

2 – اختيار عنوان علمي مناسب، وفي نفس الصفحة يتم ذكر كاتب التقرير.

3 – المقدمة، وفيها يتم ذكر الهدف من التقرير والأسئلة التي يطرحها للإجابة عنها.

4 – المحتوى الأساسي للتقرير، ولا بد أن يتم تقسيمه لعدد من الأقسام، ويعد هذا الجزء الأكبر في التقرير.

5 – خاتمة التقرير، وفيها يتم ذكر كل ما تم استنتاجه من نتائج.

6 – صفحات للمراجع التي تمت الاستعانة بها في كتابة التقرير العلمي، حتى يتسنى للقارئ الرجوع لها إن أراد أن يستزيد من المعلومات التي جاءت في التقرير.

〉〉 قد يهمك أيضًا: القواعد التي يجب اتباعها من أجل ترجمة مقالات بطريقة احترافية

ثامنًا: خصائص كاتب التقرير المُحترف :-

لا بد أن يتميز كاتب التقرير بعدة مميزات، وهذا ما يجعل كتابة التقرير بالنسبة له عملًا سهلًا وسلسًا، وهي صفات ليست بخارقة، بل من الممكن أن تعمل على توافرها فيك عزيزي القارئ، وهي كما يلي:

1 – قراءة هذا الموضوع جيدًا! نعم، لا تتعجب عزيزي القارئ، فهذا الموضوع الذي قدمه لكم موقع "شركة بيكسلز سيو"، بعد قراءته بعناية وتطبيق كل ما جاء فيه، ستكون مؤهلًا تمامًا لكتابة تقرير باحترافية عالية.

2 – قبل الشروع في كتابة أي تقرير مهما كان نوعه، عليك أن تطرح على نفسك عدة أسئلة مهمة جدًّا، والهدف منها هو أن تكون كتابتك للتقرير واضحة تمامًا، وهي:

• ما السبب الذي تتم كتابة هذا التقرير من أجله؟
  

• عندما تجيب إجابة محددة عن سبب التقرير، سيتسنى لك جمع المعلومات والتخيُّل الأوَّلي للتقرير.

• تتم كتابة التقارير بناءً على طلب أحدهم، أو لكي تصل معلومة معينة، والسؤال الذي يجب أن تطرحه في هذه النقطة، ما المعلومة التي يجب أن تصل لقارئ التقرير؟
  

• إجابتك هي ما سوف تدلك على المصادر الدقيقة.

• بعد أن تقوم بكتابة مسودة التقرير الأولية وقراءتها، فالسؤال المهم هو، هل تمت كتابة التقرير بدقة في المعلومات ووضوح؟
  

• إن كانت إجابتك بنعم، فهذا رائع؛ وإن كانت لا، فلا تقلق، وسارع بتعديل ما تراه غير دقيق.

• بعد المراجعة الدقيقة للتقرير، هل هناك أي كلمات غير واضحة أو عبارات معقدة؟
  

• سأفترض أن إجابتك بنعم، وسوف أدلك فورًا على الحل، والحل ببساطة هو أن تستبدل ما هو معقد بما هو بسيط، من خلال البحث عن المترادفات.

• عليك أن تسأل نفسك هل قمت باستخدام عبارات قصيرة؟
  

• إن كانت إجابتك بالإيجاب فهنيئًا لك، فأنت كاتب تقرير مُحترف تعرف كيف تصل المعلومة بشكل مبسط.

• بعد قراءة المسودة للمرة الثانية، هل أقنعك وأضاف لك التقرير معلومة جديدة؟
  

• إن كانت الإجابة بالنفي فلا داعي للإحباط أبدًا، فلا يزال أمامك إمكانية التعديل، وأنت تستطيع وبكل سهولة.

3 – الإلمام بقواعد اللغة التي سوف تتم كتابة التقرير بها، فإن كان باللغة العربية وأنت لا تجيدها إجادة جيدة فيما يخص النحو وقواعد الإملاء، لا تقلق أبدًا، فهناك عديد من المواقع التي توفر لك خدمة التصحيح اللغوي والإملائي، ومنها موقع "شركة بيكسلز سيو".

وصلنا لنهاية موضوع اليوم عن كتابة تقرير بطريقة صحيحة ومُحترفة، وكما رأيتم ليس الأمر مُقتصرًا على متخصص أو حاصل على مؤهل عالٍ، بل كل ما يتطلبه مهارة وخطوات بسيطة وسهلة، ونتمنَّى أن تقوموا بنشر الموضوع على وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة، لأن هدف بيكسلز سيو الأوَّل هو نشر المعلومة المفيدة، كما نُرحِّب بتعليقاتكم والرد عليها.