كيفية كتابة رسالة لشخص ما

تتنوع كتابة الرسائل تنوعًا كبيرًا، والتي تستخدم في الكثير من الأعمال في حياتنا اليومية، فمنها ما يُكتب للأغراض التعليمية، والأعمال التجارية، والأعمال الفنية، والعلاقات الشخصية، والكثير من الأمور ذات الصلة الأخرى، وبما أن كتابة الرسائل ترتبط ارتباطًا وثيقًا بكتابة المُحتوى، لذا سنقوم في هذا المقال بالتحدث عن بعض قواعد كتابة الرسائل، والتي هي جزء لا يتجزأ من قواعد كتابة المقال.

• تحديد نوعية الرسالة:

يجب أولًا قبل كتابة الرسالة أن تقوم بتحديد الجهة أو الشخص الذي سيقوم باستقبال الرسالة وعليه نحدد نوع الرسالة، فمن البديهي أن يختلف الأمر إذا وجهت رسالة لشخص ما، سواء كان صديقًا أو زميل عمل، عن إذا ما تم توجيه الرسالة لمؤسسة رسمية أو جهة حكومية، مُحتوى الرسالة الموجهة إلى مؤسسة رسمية، سواء تعليمية أو صحية أو إدارية يتضمن طابعًا رسميًّا في الكتابة.

 أما إذا كانت الرسالة موجهة إلى شخص قريب أو صديق فلا يشترط الطابع الرسمي عند كتابة الرسالة، فيمكن أن يتضمن كتابة نصوص الرسالة بعض الجوانب العاطفية مثلًا.

• كتابة التاريخ:

من الأمور الهامة التي يتجاهلها البعض عند كتابة الرسائل هي أنه ينسى أو يتجاهل كتابة التاريخ في أول الرسالة، فيجب كتابة التاريخ، سواء كانت الرسالة رسمية أو غير رسمية، وبالطبع الأمر يختلف عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني لأنها تكون مؤرخة بطريقة تلقائية، وكتابة التاريخ يجب أن يكون واضحًا وفي أعلى الرسالة، سواء في الجانب الأيمن أو الجانب الأيسر من الرسالة.

موضوع الرسالة:

هنا نأتي إلى مرحلة كتابة صلب الموضوع، ولكن قبل كتابة الموضوع نفسه يجب أن نقوم بكتابة تحية الرسالة، وبالطبع تحية الرسالة الرسمية تختلف عن تحية الرسالة الغير رسمية، فمثلًا إذا قمنا بكتابة رسالة رسمية لإحدى المؤسسات نبدأ بكتابة تحية مثل: تحية طيبة وبعد، أما إذا كانت الرسالة لصديق ما أو شخص قريب فيمكن أن تستخدم صيغة تحية أخرى مثل مرحبًا عزيزي أو أي صيغة أخرى.

أما عن الهدف الذي من أجله تمت كتابة الرسالة فهو ما يتضمنه موضوع الرسالة، وسواء كانت الرسالة رسمية أو غير رسمية فيجب تحديد جواب الهدف الأساسي لكتابة الرسالة حتى لا نخرج عن صلب الموضوع، ففي حالة كتابة رسالة رسمية لجهة أو مؤسسة فلا يجوز الخروج عن صلب وقواعد كتابة المقال أو الرسالة، أما إذا كانت الرسالة غير رسمية فيمكن الخروج عن الموضوع، ولكن بشرط ألا تهمل الهدف الأصلي للرسالة، فيجب أن تشمل الرسالة جوانب الموضوع الأساسية بأكملها.

• خاتمة الرسالة:

الخاتمة أمر هام، سواء كانت الرسالة رسمية أو غير رسمية، ولكن مع الوضع في الاعتبار أن خاتمة الرسالة الرسمية يجب أن تكون كتابة مختصرة ولا نتحدث فيها عن جوانب الموضوع مرة أخرى ولا نقوم بتكرار أي كلام لأن التكرار في الرسائل الرسمية غير مسموح به نهائيًا، أما عند الكتابة في الرسائل غير الرسمية فتكون الخاتمة أكثر تقربًا وأكثر عاطفية لأنها تُرسل لشخص صديق أو قريب، سواء الاطمئنان عليه أو طلب شيء منه، وفي أي حالة من حالات الرسائل غير الرسمية يجب أن يتخلل خاتمة الرسالة الجانب العاطفي، أيضًا لا تكون الخاتمة طويلة إلى درجة الملل.

• مرحلة المراجعة:

حتى نكون قد ضمنا عدم وجود أي خلل أو خطأ في الرسالة، سواء رسمية أو غير رسمية، فيجب مراجعة الرسالة من أولها إلى آخرها حتى نضمن خلوها من الأخطاء الإملائية أو النحوية، بالإضافة إلى التأكد من سلامة أسلوب الكتابة، فالتدقيق أمر هام في هذه المرحلة.

وبعد المراجعة نكون قد انتهينا من كتابة الرسائل بجميع أنواعها ونتمنى أن نكون قد أضفنا لكم فوائد قيمة تساعدكم على كتابة الرسائل، سواء كانت رسمية أو غير رسمية.