يتساءل البعض عن كيفية كتابة تقرير متميز بصورة احترافية؟ ولذلك، نستعرض معكم في هذا المقال طريقة كتابة التقارير بمختلف أنواعها. فالتقارير هي من أهم وسائل التواصل التي تسجل المعلومات وتعرضها في صورة مرتبة. ومنها التقارير الشفهية والتقارير الكتابية. كما تختلف أنواع التقارير أيضًا بحسب المدة التي تُقدم خلالها، فهناك التقارير اليومية والتقارير الأسبوعية والتقارير الشهرية والتقارير الربع سنوية والتقارير النصف سنوية والتقارير السنوية.
كيفية كتابة تقرير
هناك عدة مراحل مهمة يتعين على كاتب التقرير أن يمر بها ليقوم بإعداد تقرير جيد. ويمكن تلخيصها في النقاط التالية:
على الكاتب أولاً أن يحدد نوع هذا التقرير، هل هو تقرير شخصي، هل هو تقرير صحفي، هل هو تقرير إداري أم غير ذلك.
بعد ذلك، على كاتب التقرير أن يحدد نوع المعلومات المطلوبة لهذا التقرير ومن أين سيحصل على هذه المعلومات وهل هذه المصادر التي ستمنحه المعلومات مصادر موثوقة أم لا.
أيضًا عليه أن يحدد الجهة التي سيُقدم إليها هذا التقرير. هل هي جهة رسمية أو غير رسمية.
كما أن على الكاتب أن يحدد هدف التقرير أو القضية التي يتناولها هذا التقرير أو الغرض من كتابته. وعلى الكاتب أيضًا أن يجمع أشياء تدعم هذا التقرير، مثل الرسوم البيانية والخرائط والصور التوضيحية وغيرها.
بعد ذلك، ينتقل الكاتب إلى المرحلة الثانية وهي مرحلة كتابة التقرير. في البداية عليه أن يذكر اسم مقدم التقرير ووظيفته. كما ينبغي عليه أيضًا أن يذكر في الصفحة الأولى اسم الجهة المُقدم لها هذا التقرير. وبعد أن يذكر الكاتب عنوان التقرير واسم كاتبه والجهة المقدم إليها التقرير، يُخصص الكاتب صفحة لقائمة محتويات التقرير، وهي قائمه تحتوي على العناوين الرئيسية والفرعية مرتبة.
وبعد جدول المحتويات يكتب الكاتب المقدمة. والمقدمة هي التي تشرح الأهداف الأساسية لهذا التقرير والموضوعات التي تناولها التقرير بشكل مختصر. كذلك تعرض المقدمة الأقسام الواردة في هذا التقرير ونبذة مختصرة عن كل منها.
وبعد المقدمة، يُعد الكاتب قلب التقرير أو متن التقرير وهو عبارة عن شرح تفصيلي لأجزاء التقرير، وهو يعد من أكبر أجزاء التقرير، كما أنه يتضمن أيضًا النتائج والاقتراحات والتوصيات والحلول المقترحة بشكل مفصل.
وفي النهاية يذكر الكاتب الخاتمة، وهي التي تلخص محتوى التقرير. كما أنها توضح الهدف الأساسي من هذا التقرير والتوصية الرئيسية فيه. ويتعين على كتاب التقرير أيضًا أن يذكر المصادر التي حصل منها على المعلومات. ومن المفضل أن تكون هذه المصادر موثوقة حتى يحصل الكاتب في النهاية على تقرير يتسم بالمصداقية.
خطوات مهمة بعد كتابة التقرير
يتعين على الكاتب أن يرسل النسخة النهائية من التقرير إلى مدقق لغوي لمراجعتها لغويًا والتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية والأخطاء النحوية وأخطاء الأسلوب. كما يتعين مراجعة النص بعد الطباعة للتأكد من سلامة التقرير وورود كافة المعلومات المهمة فيه.
وبهذا تكون عزيزي القارئ قد تعلمت كيفية كتابة تقرير مميز بشكل احترافي، لتتمكن من استغلال هذه المهارة في أعمالك القادمة.
