هناك عديدٌ من الأفراد الذين يحتاجون إلى عمل نموذج خطاب رسمي مُوجَّه إلى جهة رسمية، بهدف عمل بعض الإجراءات الخاصَّة بالتَّعامُلات، أو التَّقدُّم بشكوى، أو حتى حصولهم على مُوافقة على طلبٍ ما من الجهة المتخصِّصة، وهنا يكتشف الفرد أنه بحاجةٍ إلى كتابة هذا الخطاب بصيغة مُتعارف عليها داخل تلك الجهة الحكومية حتى يتم الاعتداد بهذا الخطاب.
وقد يلجأ الفرد إلى أشخاص مُتخصِّصين في عمل نموج خطاب رسمي بشكل احترافي، مثل المحامين الذين لديهم خبرة واسعة في هذا المجال، وقد لا يجد هذا الشخص مَن يُقدِّم له العون لعمل هذا النموذج بشكل احترافي، مما يجعله يرتجل صيغة لا تُؤَدِّي الغرض الذي تمَّت كتابة الخطاب الرسمي من أجله.
وحتى لا تكون الكتابة بشكل خاطئ نُقَدِّم لكم هذا الموضوع المتميِّز، الذي سيُلقي الضوء على نقاط هامَّة في هذا الصدد، فتابعوا معنا.
أمور يجب مُراعاتها عند عمل نموذج خطاب رسمي
هناك أمور عديدة يجب وضعها في الاعتبار عند الشُّروع في كتابة خطاب رسمي مُوجَّه إلى جهة حكومية أو غير حكومية، وهي:
1- أنواع الخطابات الرسمية:
لا بد من التَّفرقة بين أنواع الخطابات الرسمية وبعضها البعض، فمنها الخطاب الموجَّه من جهة رسمية إلى أُخرى رسمية أيضًا، ومنها الخطاب الذي يتم توجيهه من فرد إلى الجهة الرسمية المحدَّدة، ومن الممكن أن يكون هذا الفرد عاملًا في هذه الجهة، أو يستفيد من الخدمات التي تُوَجِّهُها.
ومنها الخطابات التي يتم توجيهها من جهة رسمية إلى فرد مُعيَّن، وبصفة عامة يُوجد بعض الاختلافات التي تظهر في الصيغة، وهي اختلافات ليست كبيرة، ولكن لا بد من الإلمام بها.
2- شكل الخطابات الرسمية:
من كل ما سبق ذكره من أنواع الخطابات؛ فإن شكل الخطابات لا يختلف، فلا بد من الحرص على أن تكون مكتوبة على ورق ذي لون أبيض، أو يميل إلى الاصفرار قليلًا، وهذا الورق لا بد أن يُوجد عليه الشِّعار الخاص بالجهة التي سيتم إرسال الخطاب الرسمي إليها.
وليس من المقبول أبدًا القيام برسم أي شيء، أو أي شكل في هذا الخطاب، بالإضافة إلى أن تكون كتابة الخطاب تتم بواسطة برنامج الوورد، وأن يكون الخط من نوع Arial، والحجم لا يقل عن 16، أما إذا تعذَّرت الكتابة على هذا البرنامج، فلا بد أن تكون كتابة الخطاب بقلم أزرق، وليس أسودَ، حتى يكون هناك تمييز بين الصورة والأصل عند تصوير هذا الخطاب.
كما يجب الحرص على ترك مسافة بين الأسطُر؛ لكي تكون الكتابة واضحةً، كما يجب أن يبدأ الخطاب بمنتصف الورقة، مع الحرص على عدم وضع أي إطار للكلام.
3- الصيغة الخاصَّة بالخطابات الرسمية:
بداية الخطاب لا بد أن تبدأ بسلام على الجهة بصفة عامة، ثُم بعد ذلك كتابة اسم الفرد الذي تمَّ توجيه الخطاب إليه، ثُم تحية مُوجَّهة باسم هذا الشخص، ولتكُن “تحيَّة طيَّبة، وبعد”، بعد ذلك يتم عرض مضمون الخطاب بشكل مُقتضَب، ولكنه يُوضِّح الهدف.
4- المتن في نموذج الخطاب الرسمي:
يجب مُراعاة أن يكون المتن حقيقيًّا ودقيقًا في وصف ما يُريده مُرسِلُ هذا الخطاب، والسبب الذي جعله يُرسله، ومن الأفضل القيام بتقسيم المطلوب لنقاط عديدة، وهذا فيما يرتبط بشيء يُريد المُرسِلُ أن يُوضِّحه.
5- نهاية نموذج خطاب رسمي:
في نهاية الخطاب لا بد أن تتم كتابة جُملة شُكر، ولتكُن “ولكم جزيل الشُّكر”، ومن جهة اليمين تتم كتابة اسم المُرسِل والتوقيع، وإن كان هناك أختام لا بد من وضعها في المكان الصحيح حتى يكون الخطاب مُتَّخِذًا الصِّفة الرَّسميَّة.
عمل نموذج خطاب رسمي احترافي
فيما يلي نموذج خطاب رسمي لمؤسسة حكومية:
السَّلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أمَّا بعد:
السيد مُدير إدارة العلاقات العامة بمحافظة الإسكندرية/ ………….
تحيَّة طيِّبة…
مُقَدِّمُهُ لسيادتكم/ …. الوظيفة / ….
أتشرَّف بعرض ما يلي:
وألتمس من سيادتكم النَّظر في هذه النقاط لتصحيحها والتَّعديل عليها إن أمكن.
وتفضَّلوا بقبول فائق الاحترام.
مُقَدِّمُهُ…
- الاسم:
- تاريخ الخطاب:
- توقيع صاحب الخطاب:
وهكذا قدَّمنا نموذج خطاب رسمي يُمكن أن يتم توجيهه كـنموذج خطاب رسمي لوزارة التربية والتعليم، أو نموذج خطاب رسمي للجامعة، أو نموذج خطاب لمدير عام.
نتمنَّى أن يكون الموضوع قد نال استحسانكم، ونرجو مُتابعة كل جديد من موقع شركة بيكسلز سيو.
