تُعد التقارير بمختلف أنواعها وسيلة مهمة من أجل دراسة مشكلة معينة داخل إطار العمل أو الدراسة، وعن طريقها يتم تحليل تلك المشكلة، والتعرف على جميع الجوانب المتعلقة بها، وفي النهاية يجب عند كتابة تقرير باحترافية أن يتم وضع الحلول العملية لتلك المشكلة بأسلوب واضح قابل للتنفيذ على أرض الواقع.

ما مقومات كتابة تقرير باحترافية؟

يجب أن يكون كاتب التقرير متخصصًا في طبيعة إشكالية التقرير من الناحية العلمية والعملية، فعلى سبيل المثال في حالة كتابة تقرير عن تحسين طبيعة العمل البشري في شركة ما، يجب أن يكون مدون التقرير درس الموارد البشرية، سواء في الجامعة، أو من خلال الدراسات العُليا بشكل أكاديمي مع الأخذ في الاعتبار سنوات الخبرة العملية، وكذلك في حالة كتابة تقرير عن تطوير الإنتاج في مصنع، ينبغي أن يكون كاتب التقرير متخصصًا في هندسة الآلات، وبالمثل في جميع المجالات.

طريقة كتابة تقرير باحترافية

ما مرحلة ما قبل كتابة تقرير باحترافية؟

يجب على واضع التقرير أن يقوم بدراسة جميع الجوانب المتعلقة بالمشكلة بشكل موسع، قبل الشروع في كتابة التقرير، وأن يضع في اعتباره أن ما سيقوم به هو الوسيلة التي سوف تستخدمها الإدارة العليا، أو رؤساء العمل بوجه عام لحل تلك الإشكالية.

ما طريقة كتابة تقرير باحترافية؟

• مقدمة التقرير: يجب أن يراعي من يقوم بكتابة تقرير باحترافية أن تكون المقدمة مختصرة ومعبرة عن المشكلة من خلال الجمل البسيطة، فعلى سبيل المثال في حالة كون المشكلة تتعلق بدراسة الآلات التي توجد في مصنع ما، فسوف يسوق كاتب التقرير مجموعة من العبارات التي توضع أن تلك المشكلة معوق مهم في سبيل زيادة الإنتاج في المصنع، وهي السبب المباشر في انخفاض مستوى المبيعات؛ نظرًا لكون الآلات قديمة ومتهالكة.
• فقرات التقرير: يجب أن تكون تلك الفقرات متتابعة ومنظمة يهدف منها الكاتب إلى توضيح المشكلة التي يسوقها، فعلى سبيل المثال يمكن أن يقوم مدون التقرير بكتابة أن المصنع يوجد به حوالي 50 آلة متخصصة في تصنيع منتج معين، وبدراسة معدلات الإنتاج تبين أن إنتاج الآلات اليومي (س).
• نتائج التقرير: بعد كتابة أهم بنود المشكلة المتعلقة بالتقرير يجب على المدون أن يكتب النتائج المتعلقة بالتقرير، فعلى سبيل المثال يمكن أن يقوم الكاتب بذكر أن معدل الإنتاج يُعد منخفضًا بالمقارنة بالمصانع الأخرى التي تقوم بتصنيع نفس المنتج، مما يؤثر على المنافسة في السوق.
• التوصيات والمقترحات: تعد مرحلة كتابة التوصيات والمقترحات هي عصب كتابة تقرير باحترافية ، ففيها يظهر من يقوم بكتابة تقرير باحترافية العديد من الحلول النابعة من الدراسة المستفيضة للمشكلة التي يتضمنها التقرير، وذلك بالاعتماد على الخبرات الشخصية في مجال تخصصه كما سبق وأن أوضحنا سلفًا، فعلى سبيل المثال التوصيات والمقترحات بالنسبة لموضوع الآلات في المصانع، تتمثل في تطوير الآلات القديمة وصيانتها إما بالاستعانة بالخبرات المحلية أو الأجنبية، وأحد الحلول الأخرى في حالة توافر الموارد المالية هو شراء آلات جديدة؛ لتدعيم إنتاج الشركة، مع تدريب العمال على الطريقة المثالية لإدارة الآلات بالمصنع… إلى ما غير ذلك من توصيات يمكن أن يتم تدوينها عند كتابة تقرير باحترافية.

بعض الأمور الشكلية التي ينبغي أن تؤخذ في الاعتبار عند كتابة تقرير باحترافية:

ينبغي أن تتم كتابة عنوان التقرير في أول صفحة، مع كتابة اسم المعد، وتاريخ إعداد التقرير، ويجب أن يكون ذلك في صفحة مستقلة، بالشكل التالي:

تقرير عن …….

إعداد

 أ/………

بتاريخ: /  /

ينبغي وضع غلاف خارجي من أجل حماية المحتويات المتعلقة بالتقرير من أوراق ومستندات، وفي سبيل ذلك فإن هناك من يستخدم الغلاف الورقي السميك، والبعض الآخر يستخدم الأغلفة البلاستيكية، بعد الانتهاء من كتابة التقرير .