هناك عدَّة عناصر حيوية يتعيَّن توافُرها عند كتابة تقرير جيد ، لكي تحصل في النهاية على تقرير مُتميِّز يُلبِّي الغرض المرجو منه. وبغضِّ النظر عن نوع هذا التقرير، حدَّد خبراء كتابة التقارير مجموعة من الخطوات التي يتعيَّن على كاتب التقرير أن يتَّبعها لإنتاج تقرير واضح يتَّسم بالدقة، ويُحقِّق الهدف من كتابته. وفيما يلي سنستعرض معًا سبع خطوات أساسية لكتابة تقرير مُتميِّز:
الخطوة الأولى: التحضير
أوَّل ما يتعيَّن عليك فعله لكتابة تقرير جيد هو أن تُحدِّد نوع هذا التقرير، فإذا كان التقرير على سبيل المثال من نوعية التقارير الدورية التي تُكتب بشكل مستمر، ولها مواعيد محددة، مثل التقارير السنوية، أو الشهرية، أو اليومية، أو الأسبوعية، فعلى هذا الأساس ستُحدد كمية العناصر التي سيذكرها التقرير. فإذا كان التقرير يوميًّا، فيتعيَّن أن يكون التقرير مختصرًا، ودقيقًا، ومُنظمًا، أما إذا كان التقرير سنويًّا، فبإمكانك أن تستخدم أدق التفاصيل لكل العناصر المذكورة في التقرير. وبعد أن قُمت بتحديد نوع التقرير، الآن يمكنك أن تنتقل إلى الخطوة التالية.
الخطوة الثانية: تجميع البيانات
سيُساعدك تجميع المعلومات والبيانات اللازمة بالتأكيد على كتابة تقرير يضم جميع العناصر المطلوبة. ويمكنك الاستعانة في هذه الخطوة بفريق عمل يتحمل مسؤولية تجميع جميع البيانات والمعلومات المطلوبة، ويمكن اعتبار هذه الخطوة بمثابة الحصول على الخطوط العريضة أو الأفكار التي ستتم بناءً عليها، كتابة التقرير. وفي هذه الخطوة أيضًا ستحدد المعلومات الأساسية التي ستعرضها خلال التقرير، والمُعطيات والنتائج التي ستذكرها خلال أجزاء التقرير، وبمجرد أن تنتهي من هذه الخطوة يمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية.
الخطوة الثالثة: تحليل البيانات
بعد تجميع البيانات، واستخلاص الأفكار، عليك أن تقوم بتحليل جميع البيانات والمعلومات التي قُمت بجمعها. وفي هذه الخطوة ستُحدِّد أي البيانات ستكتب في التقرير، وأي البيانات سيتم استبعادها. في هذه الخطوة ستحتاج إلى التأكُّد من أن البيانات والمعلومات التي قُمت بجمعها من خلال مراجعة المصادر الخاصة بها، وذلك حتى لا تتعارض أي من المعلومات الواردة في التقرير مع بعضها البعض، وفي النهاية ينتج لديك تقرير غير متماسك ومتضارب في الأفكار. وهذه الخطوة ستساعدك على كتابة تقرير جيد يتَّسم بالمصداقية، ويتميَّز بالدقة والاحترافية.
الخطوة الرابعة: إعداد المسودة
قبل كتابة تقرير جيد قصير أو طويل أو أي نوع من أنواع التقارير، يتعيَّن عليك في البداية أن تكتب مسودة لهذا التقرير، هذه المسودة ستكون بمثابة النسخة الأولية لهذا التقرير، والتي يمكن التعديل عليها فيما بعد وتغيير ترتيب الأفكار أو تغيير العناوين، حتى تحصل في النهاية على تقرير سليم ومتماسك ويحتوي على أفكار مرتبة ومُسلسلة. وفي هذا الخطوة أيضًا، عليك أن تتأكَّد أن هناك مصدرًا ومرجعًا لكل معلومة وضعتها في هذه المسودة، فالمصادر هي من أكثر الأمور أهمية التي تجعل التقرير يتَّسم بالجودة، ويتمتع بالمصداقية.
الخطوة الخامسة: إعادة ترتيب الأفكار
تساعدك هذه الخطوة على كتابة تقرير جيد مُتماسك ومُسلسل في أفكاره، عليك أن تتأكَّد أن التقرير يحتوي على العنوان في بدايته، وتأتي بعده مباشرة المقدمة التي تشرح بشكل مختصر الهدف من التقرير، بعد ذلك اكتب المعلومات الرئيسية مُرتَّبة ومُسلسلة. وفي النهاية تذكر الاستنتاجات، ثم الخلاصة. ويتعيَّن أن تحتوي الخلاصة على جميع أهداف التقرير وعلى معلومات مُختصرة حول أهم الأفكار التي وردت في التقرير.
الخطوة السادسة: إعداد نسخة نهائية للتقرير
بعد إعادة ترتيب الأفكار، والتأكُّد من احتواء التقرير على جميع المعلومات المطلوبة، والتأكُّد أيضًا من ذكر المصادر لكل معلومة، الآن عليك أن تكتب النسخة النهائية للتقرير التي ستخضع للخطوة السابعة والأخيرة.
الخطوة السابعة: التدقيق اللغوي
لا يصحُّ عند كتابة تقرير جيد يتَّسم بالاحترافية أن يحتوي على بعض الأخطاء اللغوية أو النحوية. وعليك أن تتأكَّد أن التقرير سليم بالكامل من الناحية اللغوية. ويمكنك الاستعانة ببعض الخبراء المتخصصين لمراجعة التقرير والتأكد من سلامته وخُلوِّه من الأخطاء الإملائية والنحوية وأخطاء الأسلوب.
وبعد قيامك بهذه الخطوات السَّبع، تأكَّد أنك قد قُمت بكتابة تقرير مُتميِّز ويتَّسم بالاحترافية، ويتمتَّع بالمصداقية.
