أحيانًا نحتاج إلى أن نقوم بتقديم خطاب رسمي إلى جهة من الجهات الحكومية أو الرسمية؛ وذلك لطلب تسهيل إنجاز مهمة معينة، أو شرح مشكلة أو تقديم شكوى، وفي جميع الحالات يجب أن يكون الخطاب المُوجَّه للجهات الرسمية مختلفًا عن الخطابات الأخرى.
كيفية كتابة خطاب رسمي بصورة صحيحة
هناك مجموعة من الخطوات يجب القيام بها عند كتابة خطاب رسمي موجه إلى أي جهة رسمية هامة:
- أولًا: يجب أن يبدأ الخطاب الرسمي بإلقاء التحية، ويتم ذلك عن طريق كتابة التحية أولًا، وأسفلها تتم كتابة اسم الشخص الموجه إليه الخطاب مسبوقًا بلقبه.
- أو تتم كتابة اسم الشخص أولًا هكذا (السيد الأستاذ/ ………)، ثم كتابة التحية أسفل الاسم، مثل (تحية طيبة، وبعد..).
- بعد ذلك يجب كتابة موضوع الخطاب مباشرة، ويجب مراعاة أن تكون طريقة الكتابة واضحة ومركزة ومختصرة.
- بمعنى أن يقوم الراسل بسرد موضوع الخطاب بوضوح، ولكن من خلال عبارات قصيرة محددة دون إسهاب.
- إن كان هناك عديد من الأمور التي يجب كتابتها داخل الخطاب ففي هذه الحالة يجب تقسيم الخطاب إلى عدَّة أقسام، وكل قسم يعلوه عنوان واضح.
- ويجب أن يشتمل كل قسم على مجموعة من النقاط المحددة التي تتوافق مع مضمون العنوان.
- وفي النهاية يجب أن ينتهي الخطاب بتوجيه الشكر إلى المُرسَل إليه من خلال بعض العبارات التي تعبر عن ذلك، مثل (لكم جزيل الشكر)، أو (تفضلوا بقبول فائق الاحترام)، أو ما شابه من هذه التعبيرات.
- بعد الشكر تتم كتابة اسم المُرسَل إليه، وذلك في الجهة اليمنى في أسفل الخطاب، وغالبًا ما يكون الاسم بهذا الشكل (مُرسله إلى سيادتكم/ …….)، ثم يقوم مرسل الخطاب بالتوقيع.
- إن كان الخطاب موجهًا من جهة رسمية إلى جهة رسمية أخرى ففي هذه الحالة يجب إضافة الأختام اللازمة إلى الخطاب، مما يزيد من أهميته، ويضفي الشكل الرسمي عليه.
معايير ضرورية يجب توافرها عند كتابة خطاب رسمي
هناك مجموعة من المعايير التي يمكن من خلالها الحكم على الخطاب الرسمي إن كان مكتوبًا بصورة صحيحة أم لا:
- الدقة والوضوح والتركيز والاقتضاب كما ذكرنا سابقًا، فلا يجب بأي حال من الأحوال أن تكون الخطابات الرسمية طويلة بلا داعٍ.
- التهذيب الشديد، فيجب عند كتابة خطاب رسمي إلى إحدى الجهات أن تكون اللغة المستخدمة مهذبة وشديدة الاحترام، وأن تكون الكلمات الواردة في الخطاب مُنتقاة بعناية، فهذا يزيد من قيمة الخطاب وأهميته.
- يجب التأكد من جميع المعلومات والبيانات التي تتم كتابتها داخل الخطاب قبل إرساله، لأن اكتشاف أي معلومات غير صحيحة أو كاذبة بالخطاب قد يُعرِّض الراسل للمساءلة القانونية، أو التعرض للعقوبة في بعض الأحيان.
- يجب ألا يحتوي الخطاب الرسمي على الحديث عن المشاعر أو العواطف، بل يجب مناقشة موضوع الخطاب بشكل عملي واضح ومحدد ومدعوم بالأدلة والبراهين والمعلومات، وليس قائمًا على المشاعر والأحاسيس.
- إن كان هذا الخطاب هو عبارة عن رد على خطاب سابق، فيجب التنويه عن هذه الخطاب وذكر تاريخ إرساله والرقم الخاص به، والتذكير بموضوع الخطاب.
- كما يجب أيضًا أن يتم الرد على جميع النقاط الواردة في الخطاب الأول بنفس الترتيب، وبوضوح كامل، وعدم إغفال أي نقطة من هذه النقاط أو عدم الرد عليها، أو الرد بطريقة مبهمة أو غير مفهومة.
- إن كان الخطاب يجب أن يصل إلى المرسل إليه في وقت محدد، ففي هذه الحالة يجب العمل على إرسال الخطاب قبل الموعد بوقت كافٍ لضمان أن يتم تسلُّم الخطاب في الموعد الصحيح، خاصة إن كان الإرسال سيتم عن طريق البريد.
