يُعتبر نموذج خطاب رسمي لشركة من الخطابات الرسمية التي يتم توجيهُها إلى مؤسسة بأكملها، أو إلى فرد يعمل في هذه المُؤسَّسة، والخطاب الرسمي للشركة يتم إرساله من أجل توجيه أمر إداري، أو التقدُّم بطلب لشغل وظيفة، أو لأي غرض آخر، وأيًّا كان الغرض الذي تم توجيه خطاب رسمي لشركة من أجله، فهو له مجموعة من القواعد والأصول التي يجب اتِّباعهُا حتى يكون الخطاب مُوجَّهًا في الإطار الصحيح له، ويتميَّز بالصورة المشرِّفة، ولا يتم انتقاد المُرسل ووضع أي مُلاحظات على هذا الخطاب الذي قام بإرساله.
خطوات كتابة نموذج خطاب رسمي لشركة
هناك بعض الخطوات الهامَّة التي يجب مُراعاتُها عند كتابة خطاب رسمي موجه إلى شركة من أجل الحصول على وظيفة أو طلب إداري أو مخاطبة موظف يعمل في هذه الشركة، ومن أهم هذه الخطوات ما يلي:
1- عليك في البداية بالقيام بكتابة التاريخ بدقَّة، وذلك بالجزء العُلوي الذي يُوجد بالصفحة، ثُم في السطر الذي يليه قُم بكتابة اسم المُرسِل بكل وضوح.
2- عند الشروع في كتابة اسم المُرسَل إليه يجب أن تتم كتابته بوضوح مع لقبه بالكامل، وفي السطر الذي يليه يجب كتابة اسم المؤسسة أو الشركة، وكذلك عنوانها بالتفصيل.
3- القيام بكتابة افتتاحية للخطاب، والتي من الأفضل أن تكون “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، ثُم بعد ذلك إلقاء التحية الفردية الموجهة للطرف الذي سيتسلَّم الخطاب أو الموجَّه إليه الخطاب أصلًا، ومن الممكن أن تكون: عزيزي الأستاذ (اسم الفرد بالكامل مع مُراعاة كتابة اللقب، وكذلك الدرجة الوظيفية)، وإذا كان الشخص الموجَّه إليه الخطاب الرسمي امرأةً، فيجب كتابة التاء المربوطة للاحترام.
4- كتابة الهدف من الخطاب في حاشيته خطوة هامَّة، والتي من خلالها ستُوضِّح الأمر الذي قُمت بتوجيه الخطاب من أجله، ويجب في هذه اللحظة مُراعاة استخدام اللغة العربية بشكل صحيح، وفي الوقت نفسه بشكل مُقتضب، وعدم الإهمال في ذكر أي تفاصيل هامَّة، ويجب الحرص على اختيار الأُسلوب المهذَّب الرَّاقي، وكتابة الجُمَل الواضحة المحدَّدة.
5- في هذه النقطة الأخيرة يجب الحرص على كتابة خاتمة خطاب مُحترمة، بحيث تنتهي بجُملة شُكر، ويُفَضَّل أن تكون “تفضَّلوا بقبول فائق الاحترام”، أو بجُملة “ولكم جزيل الشُّكر”، أو “مع أطيب التمنِّيات”، أو “مع خالص أُمنياتي”، ثُم بعد ذلك القيام بالتَّوقيع باللقب المهني المتبوع باسم صاحب الرِّسالة بالكامل.
نصائح هامَّة لعمل نموذج خطاب رسمي لشركة
هناك أمور لا بد من الانتباه لها جيِّدًا عند كتابة خطاب رسمي موجه إلى شركة؛ فهذه الأمور قد تُشَكِّل فارقًا كبيرًا على الرغم من بساطتها، ومنها ما يلي:
- مُراعاة حُسن التقسيم لفكرة الخطاب وتسلسله، بحيث لا تنتقل إلى فكرة ثانية إلا بعد أن تنتهي من سرد الفكرة الأولى بشكل مُفصَّل، بعيدًا عن التطويل.
- إذا كان الخطاب الرسمي مُوجَّهًا إلى شركة للرد على خطاب قد تم تسلُّمه من نفس الجهة، لا بد أن تُشير إلى رقم الخطاب وموضوعه وتاريخ التسلُّم.
- الابتعاد تمامًا عن أسلوب التقرير، والبُعد نهائيًّا عن أي عواطف شخصية.
- استخدام الأسلوب الإيجازي الذي لا يخلُّ بمضمون الخطاب، وهي صفة هامَّة جدًّا في كتابة أي خطاب رسمي.
- ابتعد نهائيًّا عن أي ألفاظ أدبية ومُحَسِّنات بديعية شعرية.
- احرص على تدعيم كلامك ومعلوماتك بأوراق رسمية، وإن لم يكُن هناك ما يُثبت ذلك لا تلجأ إلى الكذب في أي معلومة تُقَدِّمها.
- لا بد أن تكون كلمات الخطاب واضحة ودقيقة، ولها أفكار واضحة، وليست غامضة المعنى.
